torek, 05. november 2019

Spremembe in vodja

Če bi me vprašali kaj je osnovna naloga vodje, bi bil odgovor z veliko začetnico: SPREMEMBE.

Recimo, da imate v podjetju  10,20,150 zaposlenih in  za lažjo predstavo vodite oddelek samo s petimi zaposlenimi.  Delajo v manjši trgovini.
Njihova naloga poleg prodaje je tudi, da skrbijo, da imajo dovolj blaga na policah. Promet je dober, stranke so zadovoljne. Skupaj z zaposlenimi ste razvili dober nenapisan sistem  in zadeva teče sama od sebe. Super.
Ali vas potrebujejo? NE. Saj vse teče.

Edino kar občasno naredite je, da preverite številke. Pa še to ni nujno sami. 5 min na mesec in življenje vodje je krasno.  Daleč od realnosti.

Realnost:

 Stalne menjave zaposlenih, premajhna marža, preveč zaloge,  prenizka prodaja, novi predpisi glede embalaže, nepravi produkt mix in še in še.  Realnost vodje je, da slej ko prej pride potrebe po spremembah.
Edina stvar, ki je konstantna so spremembe. Takrat začnete vi kot vodja opravljati svojo pravo nalogo.

Primer:

V malem podjetju kjer sem sodeloval z vodjo smo poizkušali spremeniti način naročanja. Zakaj? Zaposleni so v dobri veri in svojem občutku naročali blago. Zaloge so se kopičile. Nekaterih artiklov je bilo preveč nekaterih premalo.  Najbolj odločilno pa je bilo pokvarljivo blago. Vedno več blaga s pretečenim rokom  so morali zavreči.
Vodja je želel  optimirati količino naročil in dobiti pregled in nadzor nad naročanjem . z drugimi besedami naročati prave količine in prave stvari.
Večkrat je poizkušal  spremeniti prakso naročanja iz preprostega klica po telefonu dobavitelja in ustnega naročila v novo prakso pisnega vnašanja v računalniški program  in pisnega naročanja.
Vendar brez uspeha. Po tednu ali dveh truda  so se zaposleni vrnili vedno  počasi na star sistem.  Niso pomagale niti blage grožnje, niti spodbujanje, niti pohvale.

Zakaj se ljudje upirajo spremembam? Zakaj je sprememba tako težka?

Ob spremembah gremo vedno  čez tri faze sprememb


1.Znanje

Najlažji del je zaposlene naučiti nekaj novega. Znanje hitro pridobijo. Daš jim priročnik,navodila jih sam naučiš. Lahko najameš trenerja, coacha ali jih pošlješ na seminar.

 2.Odnos

Težje je spremeniti odnos do nečesa novega. Ljudje imajo vedno ali pozitiven ali negativen odnos do nečesa novega.

»Ja vem,mi je znano...  , ampak delal bom kar po starem.... » so standardne fraze. To ne bo delovalo saj smo že vse poizkusili...

3.Vedenje

Če je znanje nekaj kar je lahko pridobiti, razviti pozitiven odnos do nečesa malo težje, je dejansko to spraviti v življenje najtrši oreh in najdaljša naloga.
Lotimo se nečesa in potem obupamo:
»Ja vem, da se moram več gibati in ukvarjati s športom, poznam veliko odličnih vaj in jih znam izvesti prefektno. Bom jutri. Bom začel s ponedeljkom . Saj sem včeraj in bom danes preskočil. Bolijo me mišice....«

Česa se morate zavedati,  ko poizkušate nekaj spremeniti  v vašem podjetju, oddelku in kratki napotki


1.Ljudje se bodo vedno počutili slabo ,čudno  ko so soočeni z uvedbo spremembe
Povejte, pojasnite jim kaj lahko pričakujejo na koncu. Pomagajte jim najti smisel.

2.Vsak se bo počutil osamljenega četudi gredo vsi čez enako spremembo
Pogovarjajte se, strukturirajte dejavnosti  za skupno delo, debate da si bodo lahko vsi delili ideje in si pomagali  ob spremembah ter se podpirali.

3.Vsak najprej pomisli čemu se bo moral odpovedati
Ne prodajajte koristi preden ne dopustite  vsem »procesa namišljenega žalovanja« za izgubljenim. Poslušajte jih.

4.Ob spremembah se zdi, da je vsega preveč naenkrat
Ljudje se počutijo preobremenjene. Postavite prioritete in delajte korak po korak na dolgi rok.

5.Ljudje bomo imeli občutek  in skrbi, da nimajo dovolj sredstev(znanje, denar, čas...) za uvajanje spremembe
Spodbujajte kreativne rešitve.

6.Ljudje so glede  pripravljenosti  na spremembo  različno hitri
Ne etiketirajte ali grajajte počasnejših. Prepoznajte tiste, ki so hitrejši in bolj pripravljeni na riziko. Ostali bodo ščasoma sledili. Nekateri pa s težavo ali nikoli!

7. Če odvzamete »pritisk«  se bodo ljudje vrnili k starim načinom
Vztrajajte pri novem vedenju in načinu. Obdržite fokus na poti spremembe.



Rešitev primera - vodenje v praksi


V prej omenjenem primeru smo najprej začeli z iskanjem smisla za vse. Za vodjo je bil jasen. Kaj pa za ostale vpletene. Sodelavci so prej hodili po trgovini, in gledali česa jim manjka. Velikokrat so marsikaj spregledali. Ko so naročali po telefonu, se je večkrat zgodilo, da so jih narobe razumeli. Polno je bilo slabe volje strank ker naročenega blaga ni bilo. S pomočjo računalniškega programa, ki omogoča izračun potrebnih zalog glede na prejšnjo prodajo, so z lahkoto videli kaj jim manjka brez tekanja po trgovini ali iskanja  blaga po skladišču. Program je sam predlagal in skreiral pisno naročilo. Edino kar so morali narediti je smiselno pregledati postavke.
ZA NAROČANJE SO PORABILI POL MANJ ČASA IN NISO SPREGLEDALI NIČESAR. Naročilo se je poslalo kar po e-mailu dobavitelju. NOBENIH DVOMOV  ALI DILEM VEČ KAJ SO NAROČILI IN KAJ NE. NIč več zvezkov in blokov.

Večkrat smo se dobili z vsemi zaposlenimi in jim predstavili nov  način. Najdaljšega po stažu smo postavili za pomožnega mentorja.
Vsi so imeli priložnost povedati kaj jih moti sedaj in kaj je bilo lažje prej. Vztrajali smo pri spremembi in iskali prednosti novega sistema ter sprejemali kompromise.
Celo spremembo smo uvajali počasi. Najprej smo naročali po novem samo pri enem dobavitelju in se učili na napakah. Kasneje pa počasi dodajali nove. Cel proces je trajal več kot en mesec.
Če so bili vmes dnevi, ko je bilo veliko dela, smo bili do tega tolerantni vendar vztrajni, da bomo proces speljali do konca.
Ko je bil sistem uveden, smo še cel mesec spremljali izvajanje in izrekali pohvale ali reševali še zadnje drobne izzive.

REZULTAT JE BISTVENO MANJŠA ZALOGA IN MANJ NAPAK PRI NAROČANJU.