Recimo, da imate v podjetju
10,20,150 zaposlenih in za lažjo predstavo vodite oddelek samo s
petimi zaposlenimi. Delajo v manjši
trgovini.
Njihova naloga poleg prodaje je tudi, da skrbijo, da imajo
dovolj blaga na policah. Promet je dober, stranke so zadovoljne. Skupaj z
zaposlenimi ste razvili dober nenapisan sistem
in zadeva teče sama od sebe. Super.
Ali vas potrebujejo? NE. Saj vse teče.
Ali vas potrebujejo? NE. Saj vse teče.
Edino kar občasno naredite je, da preverite številke. Pa še
to ni nujno sami. 5 min na mesec in življenje vodje je krasno. Daleč od realnosti.
Realnost:
Stalne menjave
zaposlenih, premajhna marža, preveč zaloge, prenizka prodaja, novi predpisi glede embalaže,
nepravi produkt mix in še in še. Realnost vodje je, da slej ko prej pride potrebe
po spremembah.
Edina stvar, ki je konstantna so spremembe. Takrat začnete
vi kot vodja opravljati svojo pravo nalogo.
Primer:
V malem podjetju kjer sem sodeloval z vodjo smo poizkušali
spremeniti način naročanja. Zakaj? Zaposleni so v dobri veri in svojem občutku
naročali blago. Zaloge so se kopičile. Nekaterih artiklov je bilo preveč
nekaterih premalo. Najbolj odločilno pa je
bilo pokvarljivo blago. Vedno več blaga s pretečenim rokom so morali zavreči.
Vodja je želel optimirati
količino naročil in dobiti pregled in nadzor nad naročanjem . z drugimi
besedami naročati prave količine in prave stvari.
Večkrat je poizkušal spremeniti prakso naročanja iz preprostega
klica po telefonu dobavitelja in ustnega naročila v novo prakso pisnega vnašanja
v računalniški program in pisnega
naročanja.
Vendar brez uspeha. Po tednu ali dveh truda so se zaposleni vrnili vedno počasi na star sistem. Niso pomagale niti blage grožnje, niti
spodbujanje, niti pohvale.
Zakaj se ljudje upirajo spremembam? Zakaj je sprememba tako
težka?
Ob spremembah gremo vedno čez tri faze sprememb
1.Znanje
Najlažji del je zaposlene naučiti nekaj novega. Znanje hitro
pridobijo. Daš jim priročnik,navodila jih sam naučiš. Lahko najameš trenerja,
coacha ali jih pošlješ na seminar.
2.Odnos
Težje je spremeniti odnos do nečesa novega. Ljudje imajo
vedno ali pozitiven ali negativen odnos do nečesa novega.
»Ja vem,mi je znano... , ampak delal bom kar po starem.... » so
standardne fraze. To ne bo delovalo saj smo že vse poizkusili...
3.Vedenje
Če je znanje nekaj kar je lahko pridobiti, razviti pozitiven
odnos do nečesa malo težje, je dejansko to spraviti v življenje najtrši oreh in
najdaljša naloga.
Lotimo se nečesa in potem obupamo:
Lotimo se nečesa in potem obupamo:
»Ja vem, da se moram več gibati in ukvarjati s športom, poznam
veliko odličnih vaj in jih znam izvesti prefektno. Bom
jutri. Bom začel s ponedeljkom . Saj sem včeraj in bom danes preskočil. Bolijo
me mišice....«
Česa se morate zavedati, ko poizkušate nekaj spremeniti v vašem podjetju, oddelku in kratki napotki
1.Ljudje se bodo vedno počutili slabo ,čudno ko so soočeni z uvedbo spremembe
Povejte, pojasnite jim kaj lahko pričakujejo na koncu. Pomagajte
jim najti smisel.
2.Vsak se bo počutil osamljenega četudi gredo vsi čez enako
spremembo
Pogovarjajte se, strukturirajte dejavnosti za skupno delo, debate da si bodo lahko vsi
delili ideje in si pomagali ob
spremembah ter se podpirali.
3.Vsak najprej pomisli čemu se bo moral odpovedati
Ne prodajajte koristi preden ne dopustite vsem »procesa namišljenega žalovanja« za
izgubljenim. Poslušajte jih.
4.Ob spremembah se zdi, da je vsega preveč naenkrat
Ljudje se počutijo preobremenjene. Postavite prioritete in
delajte korak po korak na dolgi rok.
5.Ljudje bomo imeli občutek in skrbi, da nimajo dovolj sredstev(znanje,
denar, čas...) za uvajanje spremembe
Spodbujajte kreativne rešitve.
6.Ljudje so glede pripravljenosti na spremembo različno hitri
Ne etiketirajte ali grajajte počasnejših. Prepoznajte tiste,
ki so hitrejši in bolj pripravljeni na riziko. Ostali bodo ščasoma sledili. Nekateri
pa s težavo ali nikoli!
7. Če odvzamete »pritisk«
se bodo ljudje vrnili k starim načinom
Vztrajajte pri novem vedenju in načinu. Obdržite fokus na
poti spremembe.
Rešitev primera - vodenje v praksi
V prej omenjenem primeru smo najprej začeli z iskanjem smisla za vse. Za vodjo je bil jasen. Kaj pa za ostale vpletene. Sodelavci so prej hodili po trgovini, in gledali česa jim manjka. Velikokrat so marsikaj spregledali. Ko so naročali po telefonu, se je večkrat zgodilo, da so jih narobe razumeli. Polno je bilo slabe volje strank ker naročenega blaga ni bilo. S pomočjo računalniškega programa, ki omogoča izračun potrebnih zalog glede na prejšnjo prodajo, so z lahkoto videli kaj jim manjka brez tekanja po trgovini ali iskanja blaga po skladišču. Program je sam predlagal in skreiral pisno naročilo. Edino kar so morali narediti je smiselno pregledati postavke.
ZA NAROČANJE SO PORABILI POL MANJ ČASA IN NISO SPREGLEDALI NIČESAR. Naročilo se je poslalo kar po e-mailu dobavitelju. NOBENIH DVOMOV ALI DILEM VEČ KAJ SO NAROČILI IN KAJ NE. NIč več zvezkov in blokov.
Večkrat smo se dobili z vsemi zaposlenimi in jim predstavili nov način. Najdaljšega po stažu smo postavili za pomožnega mentorja.
Vsi so imeli priložnost povedati kaj jih moti sedaj in kaj je bilo lažje prej. Vztrajali smo pri spremembi in iskali prednosti novega sistema ter sprejemali kompromise.
Celo spremembo smo uvajali počasi. Najprej smo naročali po novem samo pri enem dobavitelju in se učili na napakah. Kasneje pa počasi dodajali nove. Cel proces je trajal več kot en mesec.
Če so bili vmes dnevi, ko je bilo veliko dela, smo bili do tega tolerantni vendar vztrajni, da bomo proces speljali do konca.
Ko je bil sistem uveden, smo še cel mesec spremljali izvajanje in izrekali pohvale ali reševali še zadnje drobne izzive.
REZULTAT JE BISTVENO MANJŠA ZALOGA IN MANJ NAPAK PRI NAROČANJU.